Entendemos por comunicação toda e qualquer atividade humana que pressupõe o compartilhamento do mesmo objeto mental ou simbólico entre os envolvidos no ato comunicativo.

A comunicação é peça-chave dentro de uma organização, seja pública ou privada. Quando a comunicação é realizada sem estratégia e planejamento, corre-se o risco de provocar efeitos contrários do pretendido ou não atingir os efeitos desejados.

A comunicação interna medeia os processos que são desenvolvidos pela organização. Robbins (2005) considera que a ausência de uma comunicação eficaz pode gerar conflitos entre os colaboradores, afetando o bom desempenho de suas atividades.

A noção de comunicação como um processo dinâmico e relações de consciência é defendida por Martino (2001). O autor recorre à etimologia do termo communicatio, entre os monges cenobitas, que pode ser compreendido pela ruptura com o isolamento, o compartilhamento simbólico e a relação de consciência. Martino (2001) também esclarece que o ser humano é um ser que comunica consigo e com o mundo.

Por que a comunicação interna precisa ser planejada?

O bom planejamento é uma garantia de que uma ação poderá chegar ao fim pretendido. Não é diferente para a comunicação, que para Robbins (2005, p. 232), “tem quatro funções básicas dentro de um grupo ou de uma organização: controle, motivação, expressão emocional e informação”.

Existem alguns elementos básicos que garantem efetividade à comunicação: o emissor, quem emite a mensagem; o transmissor, aparelho utilizado para transmitir a mensagem; o canal, meio que transmite a mensagem; os ruídos, interferências que afetam a mensagem; receptor, aparelho que decodifica a mensagem; destino, quem recebe a mensagem e feedback, o retorno do entendimento da mensagem e, portanto, a compreensão, o compartilhamento simbólico, a relação de consciências de que fala Martino (2001).

É importante considerar cada um desses elementos para o melhor gerenciamento da comunicação interna, buscando garantir que a mensagem chegue aos interlocutores, minimizando ao máximo a interferência de ruídos.

Ruídos de comunicação

A comunicação precisa ser a mais clara possível, evitando ambiguidade, pois uma informação mal interpretada pode causar danos, por vezes, irreversíveis.

Mas, o que é o ruído? O ruído pode ser entendido como toda e qualquer interferência que possa afetar a mensagem, alterando o seu significado, impedindo que chegue na integra ao destino final. Para Martino (2017, p. 303): “Os ruídos são geralmente compreendidos como distorções da mensagem, mas podem mesmo interrompê-la completamente”.

Um exemplo bem familiar do ruído pode ser dado com a dinâmica do telefone sem fio. Imaginemos uma equipe de trabalho que para executar um determinado procedimento, necessite de informações consistentes do passo a passo de como esse procedimento deverá ser realizado. No entanto, o gestor, em vez de convocar a equipe de trabalho, chama apenas um colaborador e o encarrega de repassar as informações aos demais. O profissional que recebeu a mensagem se dirige a outro colega, repassa a informação, e assim vai ocorrendo até que chegue a todos os destinatários, sem uma garantia que todos terão acesso a essa informação.

Para Robbins (2005), uma das principais motivações que impedem o bom desempenho de um grupo, é a falta de uma comunicação eficaz, citando ainda que as falhas de comunicação são as principais fontes de conflitos interpessoais.

A comunicação eficaz melhora o clima na empresa

A comunicação quando eficaz, produz um clima saudável entre os colaboradores internos de uma organização, evita ou melhor gerencia os conflitos interpessoais. Os conflitos interpessoais são sinais de que existem, no ambiente de trabalho, algo que precisa ser melhorado ou resolvido. Para isso, é preciso identificar sua real natureza, motivação, intensidade, extensão e consequências, com vistas a desenvolver uma estratégia de mediação.

É necessário, portanto, saber gerir os conflitos, mediar as situações de desavenças para um real aproveitamento dos pontos de vista diferentes, a fim de proporcionar um clima mais agradável entre os colaboradores de uma organização. E sendo, a comunicação, o fator em jogo, um bom planejamento comunicacional deverá estar em ação, a fim de ter mecanismos eficientes para a solução desse problema, colaborando para um clima propício ao desenvolvimento das atividades da organização, direcionadas com clareza a sua finalidade.

Como otimizar a comunicação interna

Para que a comunicação interna seja otimizada, podemos pontuar que a pesquisa interna é uma das primeiras coisas a se fazer, pois permitirá compreender qual o perfil dos colaboradores da organização, valores, necessidades e anseios. Pela pesquisa será possível identificar os melhores meios de comunicação que podem ser utilizados, potencializando uma comunicação eficaz.

Quando a comunicação é considerada importante para uma organização, o processo comunicacional é importante, e cada etapa desse processo – vide imagem 1 – será bem planejado, a fim de que a mensagem possa chegar o mais fiel possível e provoque os efeitos desejado.

Robbins (2005, p. 233).

De acordo com Robbins (2005), a comunicação tem o importante papel de orientar tomadas de decisões. O autor ressalta que quanto mais clara é a comunicação, sem distorções e ambiguidade, as mensagens serão recebidas com maior fidelidade e as ações serão desenvolvidas com maior exatidão, levando a um desempenho satisfatório.

Considerações finais

Falar sobre comunicação é reconhecer a sua importância dentro das organizações. A maneira como são executados os processos de comunicação vai refletir nos resultados da organização.

Referências

Martino, L. C. (2001). De qual comunicação estamos falando? In: A. Hohlfeldt, L. C. Martino, V. V. França (org.). Teorias da Comunicação. Vozes: Petrópolis.

Martino, Luís Mauro Sá. Teoria da comunicação: ideias, conceitos e métodos. Petrópolis, RJ : Vozes, 2017.

Robbins, S. P. (2005). Comportamento Organizacional. São Paulo: Pearson Prentice Hall.